عرض بطاقة وصف الوظيفة >>

حــــــــقل التعـــــــريف بالوظيفة
النوع
وظيفة رئيسية
الاسم (الأسماء) الرسمي للوظيفة
إضافة الوثائق، بدار الوثائق القومية.
الاسم (الأسماء) الآخر للوظيفة
تسجيل الوثائق، بدار الوثائق القومية.
التصنيف
إ ض/ 1/ 14/ 02/ 04


حــــــــقل مســـــار الوظيفة
التواريخ
بصدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق التاريخية القومية رقم 356 لسنة 1954، تم تقنين عملية جمع الوثائق التاريخية وتنظيمها وحفظها وإتاحتها بجمهورية مصر العربية، حيث نص القانون في مادته الثانية على أن تقوم الدار بجمع الوثائق وحفظها، وتيسير دراستها، والعمل على نشرها.
الوصف
الإضافة تتمثل في الترحيل القانوني للوثائق، التي يمكن تعريفها بأنها مجموعة الإجراءات والضوابط التي يتم بناءً عليها إدخال الوثائق في عهدة الأرشيف، وذلك بتقييدها في سجل الإضافة (العهدة/ التسجيل)، ويتم وفقا لها انتقال المسئولية المادية والقانونية والإدارية للوثائق من جهة المنشأ إلى الأرشيف؛ مما يعطي الأرشيف الحقوق والامتيازات نفسها التي كانت تتمتع بها الجهة المنشئة للوثائق من حقوق الاستنساخ والتصوير والاطلاع وغيرها.
وتبدأ عملية الإضافة -التي تعرف بدار الوثائق القومية بعملية التسجيل- فور انتهاء عمليات جمع الوثائق وفرزها ووصول الوثائق للدار (التقويم الأرشيفي)، ويمكن اعتبارها هي الأساس لكل العمليات الأرشيفية فلا يمكن البدء في ترتيب الوثائق ووصفها قبل الانتهاء من إضافتها لرصيد الدار، حيث يتم استقبالها في قاعة صغيرة، ثم تعقم في تلك القاعة، ثم تتولى إدارة التسجيل فحص قوائم الاستلام ومضاهاة الوثائق بتلك القوائم للتأكد من وصول المجموعة كاملة، مع الإشارة إلى أن المراجعة تتم فقط على تلك القوائم والمجموعة الأرشيفية بشكل سريع دون فحص كل وثيقة أو سجل على حدة، ثم يتم تسجيل بيانات المجموعة في سجل الإضافة (العهدة/ التسجيل) الذي يعد سجلا مختصرًا للمواد المحفوظة بالأرشيف. ويستغرق هذا الأمر مدة طويلة؛ نظرا لقلة عدد العاملين بالإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق، وتظل بإدارة الجمع حتى يتم فحصها وتسجيلها بواسطة إدارة التسجيل.
ومما سبق يمكن القول: إن الإضافة تعني نقل ملكية وثائق من الجهة التي أنشأتها إلى الدار؛ لذا تعتبر مستندات الإضافة سند ملكية الدار للوثائق التي في حوزتها، كما أنه ينتج عنها وسيلة إيجاد بسيطة للوثائق من المفترض أنها تمكن الدار من التعرف على مقتنياتها، وما إذا كانت الوثائق في حوزتها أم لا. وهذه الأداة هي التي تستخدم بشكل أساسي في دار الوثائق القومية، ومؤخرا بعد مشروع الميكنة، بدأ الاعتماد على الفهرس الإلكتروني للدار. ويعتبر هذا السجل مصدرا مستمرا ودائما وسريعا ومباشرا وموجزًا عن كيفية وصول الوثائق إلى الدار وإلى أين سوف توجه.
وبعد الانتهاء من عملية تسجيل الوثائق، يتم حفظ المجموعة في الأمانات وفقا لموضوع المجموعة، حيث تتكون الدار من ست أمانات، هي:
- أمانة الوثائق السيادية: وتضم وثائق السلطات الرئيسية في الدولة ووثائق المجالس التشريعية والنيابية، مثل: الفرمانات العثمانية، وديوان الجهادية، وديوان البحرية ...الخ.
- أمانة وثائق الإنتاج: وتضم وثائق المؤسسات الاقتصادية.
- أمانة المحليات: وتضم وثائق الحكم المحلي والمحافظات.
- أمانة الخدمات: وتضم وثائق التعليم والصحة والثقافة والنقل.
- أمانة المحاكم: وتضم السجلات القضائية والحجج الشرعية.
- أمانة الوثائق الخاصة: وتضم مذكرات الساسة والزعماء ووثائق المؤسسات الدينية والوثائق التي لا تندرج تحت أي من الإدارات السابقة.
وبعد حفظ المجموعة في الأمانة المناسبة لموضوعها، يتم القيام بالعمليات الفنية من ترتيب للمجموعة الأرشيفية ووصفها.
تاريخ الوظيفة
إن تجميع الوثائق ونشرها، وتمكين الدارسين وطلاب العلم من الاستفادة بها فكرة حديثة العهد بمصر. ومن أول الأعمال التي نشرت نماذج من المكاتبات التركية كتاب (إنشاءات خيرت أفندي أو رياض الكتبا وحياض الأدبا) المطبوع في بولاق في صفر 1241هـ/ سبتمبر 1825م، في محاولة لنشر نماذج من المكاتبات التركية التي تتصل بعهد محمد علي، وهو يحوي كما ذكر في المقدمة الخطابات التي كتبها خيرت أفندي سكرتير الديوان الخديوي الذي دخل خدمة محمد علي عام 1233هـ/ 1818م، ويحوي كذلك خطابات صادرة من شخصيات أخرى كان خيرت أفندي في خدمتها.
في البداية لم يفكر أولو الأمر في تيسير الاطلاع على الوثائق، ولم توضع الخطط لنشرها نشرًا علميا دقيقا، بل اقتصروا في أول الأمر على ترجمة بعض الوثائق التركية إلى اللغة العربية أو الفرنسية، وفي عام 1925 أمر الملك فؤاد الأول بتشكيل لجنة بهدف حصر الوثائق وتصنيفها وترجمتها، وقامت لجنة خاصة بترجمة الوثائق أولا إلى اللغة العربية ثم من العربية إلى الفرنسية. وبعد ذلك استدعى الملك فؤاد المستشرق الفرنسي دينيه (Dény) عام 1926، وكلفه بمهمة فحص الوثائق التركية بقصر عابدين وتنظيمها تمهيدا لوضعها بين يدي الباحثين والمؤرخين. وقد قدم تقريره في 24 مارس 1926، وكان أهم ما نوه عنه ضرورة ضم الوثائق التركية جملة واحدة سواء في عابدين أو في دار المحفوظات بالقلعة وغيرها من الجهات.
وقد اتجه الرأي بعد ذلك إلى ضم وثائق القلعة إلى وثائق عابدين لتكون واحدة، ولكن لم يكن الغرض تأسيس دار قومية للوثائق التاريخية، بل كان الغرض هو إتاحة كتابة تاريخ أسرة محمد على من واقع الوثائق. وفى عام 1932 أنشأ الملك فؤاد (قسم المحفوظات التاريخية) بقصر عابدين ـ بناء على توصية دينيه (Dény) وكان هذا القسم بمثابة الأرشيف القومي المصري الحديث، الذي يعمل على فهرسة الوثائق وتصنيفها.
وفي عام 1954 صدر قانون إنشاء دار الوثائق التاريخية القومية رقم 356، فحدد وظيفتها في جمع الوثائق وحفظها وإتاحتها للباحثين. كما نص في المادتين الثالثة والعاشرة على تكوين مجلس أعلى لدار الوثائق، وتشكيل اللجنة الدائمة للمحفوظات بالجهات الحكومية للإشراف على الوثائق الإدارية في الدولة، وذلك من خلال زيارات موظفي الدار للجهات الحكومية أو انتداب موظفين للعمل بهذه الهيئات ليتولوا مهمة إدارة الوثائق وتحديد مدد حفظها، وطرق تحويلها واستبعادها.
أما فيما يتعلق بعملية الإضافة التي تعد من العمليات الأرشيفية الهامة للغاية، فيمكن تعريفها بأنها النشاط الذي تنتقل وفقا له الوثائق ماديا من الجهات الأصلية إلى المستودع الأرشيفي الذي يتولى بناء على ذلك تحمل المسئولية الإدارية والقانونية، ويبدأ هذا النشاط فور الانتهاء من عملية التقويم الأرشيفي. ومن الجدير بالذكر أن إدارة التسجيل التابعة للإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق بدار الوثائق القومية هي التي تتولى الإشراف على تنفيذ وظيفة الإضافة.
ويتبين مما سبق أن تنمية المقتنيات الأرشيفية بدار الوثائق القومية تقع على عاتق الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق سواء بالتحويل الإداري وفقا لقانون رقم 356 لسنة 1954، أو بالطرق الثانوية كالإهداء مثل وثائق طه حسين التي أهديت للدار.
وتتلخص المهمة الرسمية لهذه الإدارة في جمع الوثائق من الوزارات والهيئات في جميع محافظات مصر من خلال فرز إدارات الوثائق الجارية، وانتقاء الوثائق التي لها قيمة تاريخية أو بحثية. وقد نص القانون رقم 356 لسنة 1954 في مادته الرابعة على الأساس الذي يتم بناءً عليه جمع الوثائق، حيث حدد مجموعة من الأماكن، وهي: وزارة الخارجية، ووزارة العدل، ودار المحفوظات العمومية، ومجلس الوزراء، وأقسام المحفوظات التاريخية بالقصر الجمهوري، ووزارة الأوقاف، والأزهر الشريف. لكن القانون أجاز لتلك الجهات أن تحتفظ بوثائقها في حالة سرية الوثائق وذلك وفقا للمادة السابعة، والجهة هي التي تحدد سرية الوثائق، وبالطبع أدت هذه المادة إلى تمسك الكثير من الجهات الحكومية بوثائقها بحجة عدم سريان القانون عليها، فضلا عن أن الجهات المذكورة بالقانون أحيانا تتمسك بوثائقها بحجة أنها سرية.
وقد اقتصر دور الدار على الإشراف على عملية الاستغناء عن الوثائق التي انتهت مدد حفظها في بعض الجهات الحكومية التي تمت مراسلات بينها وبين الدار، وذلك وفقا لما ورد في بطاقة التوصيف الوظيفي لمدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق، والتي قصرت دوره على الإشراف على جمع الأوراق والسجلات والمذكرات من جميع أنحاء الجمهورية التي تعد مادة لتاريخنا القومي، وغيرها من المهام المرتبطة بتنظيم العمل داخل الإدارة، أما بالنسبة لإدارتي الجمع والفرز فاقتصرت مهامها وفقا لبطاقتي التوصيف الوظيفي لمديري الإدارتين على:
- الإشراف على إجراءات تسجيل الوثائق للدار في سجل عام.
- ختم الوثائق بخاتم خاص بالدار، ووضع رقم كودي.
- تطهير الوثائق بإزالة الأتربة والشوائب العالقة وتعقيمها عن طريق التبخير ورش المخازن بالمبيدات للقضاء على حشرات الورق بصفة دورية فور وردها للدار.
- الإشراف على وسائل ترميم الوثائق ومعالجة الثقوب وتآكل بعضها من الأطراف ومعالجة الجفاف الذي يصيب بعض الوثائق.
- الإشراف على تجليد السجلات وإعداد الصناديق الكرتونية لحفظ الوثائق والعلب الأسطوانية.
وتدخل وظيفة الإضافة طبقا للقانون رقم 47 لسنة 1978 للعاملين المدنيين بالدولة ضمن المجموعة النوعية للوظائف التخصصية التي تشمل جميع الوظائف التي تكون واجباتها ومسئولياتها القيام بأعمال تخصصية أو الإشراف أو المراجعة أو أكثر. وتبدأ هذه المجموعة من الدرجة الثالثة التي تتضمن جميع الوظائف التخصصية التي يقوم شاغلوها تحت الإشراف المباشر بإنجاز عمليات تخصصية تؤدى وفق قوانين ولوائح أو إجراءات لا تتطلب قدرا كبيرا من حرية التصرف وتخضع للمراجعة التفصيلية، كما تتضمن الوظائف المكتبية والفنية الأكثر تقدما، وتشمل هذه المجموعة ثلاثا وعشرين مجموعة فرعية، منها:
- المجموعة النوعية لوظائف الطب البشري.
- المجموعة النوعية لوظائف الإعلام.
- المجموعة النوعية لوظائف لخدمات الدينية
- المجموعة النوعية لوظائف المكتبات والوثائق: وتندرج ضمنها وظيفة الإضافة. وتشمل هذه المجموعة جميع الوظائف التي تكون واجباتها ومسئولياتها القيام بأعمال تخصصية أو الإشراف أو المراجعة أو تقديم الخبرة في مجال أو أكثر من مجالات المكتبات والوثائق. ومن أمثلة وظائف هذه المجموعة:
- اختيار الكتب والدوريات والوثائق وتزويدها.
- تسجيل الكتب وفهرستها وتصنيفها وترتيبها وصيانتها.
- إعداد القوائم الببليوجرافية.
التشريعات
أهم القوانين المنظمة للعمل بدار الوثائق القومية:
- قرار رقم 356 لسنة 1954 الصادر في 24/ 6/ 1954 الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية والذي حدد وظيفتها في جمع الوثائق وحفظها وإتاحتها للباحثين، ولائحته الصادرة بالقرار رقم 84 بتاريخ 24/ 6/ 1954.
- القرار الوزاري رقم 37 لسنة 1959 الصادر بتاريخ 27/ 1/ 1959 والخاص بتشكيل المجلس الأعلى للدار.
- القرار الوزاري رقم 238 الصادر بتاريخ 24/ 8/ 1960 والخاص بإعادة تشكيل المجلس الأعلى للدار.
- القرار الوزاري رقم 84 لسنة 1964 الخاص باللائحة الداخلية بتنظيم سير العمل بدار الوثائق الصادر في 5/ 2/ 1964.
- القرار الجمهوري رقم 450 لسنة 1966 الصادر بتاريخ 5/ 2/ 1966 بشأن تنظيم دار الكتب والوثائق القومية.
- القرار الجمهوري رقم 2826 لسنة 1971 الخاص بإنشاء الهيئة المصرية العامة للكتاب، وتضم بين إداراتها دار الكتب والوثائق القومية.
- القانون رقم 121 لسنة 1975 الصادر بتاريخ 13/ 9/ 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية وتنظيم أسلوب نشرها.
- قرار رئيس الجمهورية رقم 472 لسنة 1979 الصادر بتاريخ 17/ 11/ 1979 بشأن نظام المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وأسلوب نشرها واستعمالها.
- القانون رقم 22 لسنة 1983 الخاص بتعديل بعض أحكام القانون رقم 121 لسنة 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية وتنظيم أسلوب نشرها، ونشر بالجريدة الرسمية في 7/ 5/ 1983.
- القرار الجمهوري رقم 176 لسنة 1993 الخاص بإنشاء الهيئة العامة لدار الكتب والوثائق القومية، وفصلها عن الهيئة المصرية العامة للكتاب، ونشر بالجريدة الرسمية في 13/ 5/ 1993.
- لائحة محفوظات الحكومة رقم 270، الصادرة عن وزير المالية لسنة 2009.
- القانون رقم 37 لسنة 1978 الخاص بنظام العاملين المدنيين بالدولة طبقا لأحدث التعديلات عام 2011.


حــــــــقل العلاقــــــات

  العلاقـــــة رقم 1
الاسم الرسمي للوظيفة و/ أو المعرف القياسي للوظيفة ذات الصلة
الــــنوع  
نشاط
تصنيــــف العلاقـــــة
هرمية
وصــــف العلاقـــــة
التقويم الأرشيفي هو وظيفة أساسية بالأرشيف تهدف إلى تحديد الوثائق والسجلات التي تستحق الحفظ الدائم، بناءً على قيمتها التاريخية أو البحثية الدائمة، ويشمل التقويم فرز الوثائق لتحديد قيمتها، وبعد انتهاء عملية التقويم للوثائق التي انتهت مدة حفظها بالجهة تبدأ عملية الترحيل المادي للوثائق، حيث يتولى مندوب دار الوثائق الإشراف على عملية نقل الوثائق من الجهة المحولة منها الوثائق حتى تصل إلى دار الوثائق، وتدخل غرفة الاستقبال لتبدأ عملية الإضافة.
ويكمن تقرير أنه لا يمكن القيام بوظيفة جمع الوثائق وفزر التي انتهت مدد حفظها بالجهات الحكومية المختلفة، دون إضافة الوثائق التي تقرر حفظها حفظا دائما إلى رصيد دار الوثائق القومية.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ صدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954.

  العلاقـــــة رقم 2
الاسم الرسمي للوظيفة و/ أو المعرف القياسي للوظيفة ذات الصلة
الــــنوع  
نشاط
تصنيــــف العلاقـــــة
هرمية
وصــــف العلاقـــــة
فور انتهاء عمليات التقويم الأرشيفي، وتحديد الوثائق التي تقرر حفظها داخل الأرشيف الوطني تبدأ عمليات ترحيل الوثائق، ويمكن تعريفها بأنها هي التحويل المادي للوثائق للإيداع في المستودع الأرشيفي، وتبدأ بعدها عملية الإضافة.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ صدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954.

  العلاقـــــة رقم 3
الاسم الرسمي للوظيفة و/ أو المعرف القياسي للوظيفة ذات الصلة
الفرز
الــــنوع  
وظيفة فرعية
تصنيــــف العلاقـــــة
هرمية
وصــــف العلاقـــــة
الفرز هو جزء من عملية التقويم الأرشيفي. ولتنفيذ عملية الفرز لابد من وجود تعاون كامل بين المسئولين في الجهة المالكة للوثائق والمسئولين بدار الوثائق القومية؛ وذلك لأن الإداري فيمكنه الحكم على الفائدة الإدارية للوثائق، أما الأرشيفي فيمكنه الحكم على القيمة التاريخية والبحثية للوثائق، ويتم في هذه المرحلة فرز الوثائق التي انتهت مدد حفظها لتقرير مصيرها إما بالاستبعاد أو بالحفظ حفظا نهائيا. ويأتي الدور الفعلي لدار الوثائق القومية من خلال اللجنة العلمية للدار التي تطلع على قائمة الوثائق المستغنى عنها (قائمة الاستهلاك)، والتي أعدتها الجهة المالكة للوثائق، ويتم تحديد الوثائق بناءً على العناوين الواردة في تلك القائمة.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ صدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954.


حــــــــقل الضبـــــــــــــط
المعرف القياسي للوصف
000002
المعرف القياسي للجهة التي أعدت الوصف
أماني محمد عبد العزيز.
القواعد و/ أو الاتفاقيات المستخدمة
- المعيار الدولي لوصف الوظائف (ISDF). ط1. المجلس الدولي للأرشيف، 2008.
- المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ISO 8601- البيانات والصيغ الخاصة بعمليات التبادل- تبادل المعلومات- تمثيل التواريخ والفترات الزمنية. جنيف، 2004.
حالة الوصف
أولي
مستوى الوصف
متوسط
تواريخ إنشاء التسجيلة أو تعديلها أو حذفها
تاريخ الإنشاء: 08- 05- 2013 (أيزو 8601).
اللغة (اللغات) والخط
اللغة العربية
المصادر
- د/ عبد الواحد النبوي، مدير عام دار الوثائق القومية، ورئيس الإدارة المركزية لدار الوثائق بالهيئة العامة لدار الكتب والوثائق القومية.

- أ.د/ محمود عباس حمودة. أستاذ الوثائق بكلية الآداب، جامعة القاهرة، وعضو اللجنة العلمية بدار الوثائق القومية.

- أ/ عبد العزيز الأمين، مدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق.

- بعض العاملين بالدار.

- الإدارة العامة للشئون القانونية (2011). القانون رقم 37لسنة 1978 الخاص بنظام العاملين المدنيين بالدولة طبقا لأحدث التعديلات متضمنا مذكرته الإيضاحية ولائحته التنفيذية والقوانين والقرارات والكتب الدورية المكملة له والصادرة بشأنه. ط32. القاهرة: وزارة الصناعة والتجارة الخارجية.

- الإدارة العامة للشئون القانونية (2012). قرار وزير المالية رقم 270 لسنة 2009 بإصدار لائحة محفوظات الحكومة: قرارات وزيري الداخلية والعدل بتعديل لائحتي محفوظات الداخلية والعدل. القاهرة: وزارة الصناعة والتجارة الخارجية.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة الجمع، بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة التسجيل، بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة الفرز، بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق، بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الخولي، جمال (2012). إدارة الوثائق والمعلومات في الهيئات والمؤسسات. الإسكندرية: دار الثقافة العلمية.

- السيد، محمد إبراهيم (1987). مقدمة في تاريخ الأرشيف ووحداته. القاهرة: دار الثقافة للنشر والتوزيع.

- الشريف، أشرف محمد (2008). الأرشيف الوسيط: ودوره في تقييم واختيار الوثائق للحفظ التاريخي. الرياض: مكتبة الملك فهد الوطنية.

- أمين، وفاء صادق (2001). تاريخ الأرشيف بين المحلية والعالمية.

- عمر، يحيى عبد العزيز (1999). تطور التشريع المصري في مجال الأرشيف(1805 - 1998). القاهرة: دار الكتب والوثائق القومية.

- عودة، أبو الفتوح حامد (1987). دليل تنظيم المحفوظات والسكرتارية والأعمال المكتبية. القاهرة: مكتبة الأنجلو المصرية.

- محمد، دينا محمود عبداللطيف (2012). إدارة الجودة الشاملة في المؤسسات الأرشيفية: دراسة تحليلية تطبيقية. (أطروحة ماجستير غير منشورة). جامعة الأزهر، فرع البنات، كلية الدراسات الإنسانية.

- ميلاد، سلوى علي (1986). الأرشيف ماهيته وإدارته. القاهرة: دار الثقافة للنشر والتوزيع.

- ميلاد، سلوى علي (2007). قاموس مصطلحات الوثائق والأرشيف والمعلومات (إنجليزي- فرنسي- عربي). ط2. القاهرة: الدار المصرية اللبنانية.

- ميلاد، سلوى علي (أبريل 1988). مشكلات الاطلاع على الوثائق في مصر. مجلة المكتبات والمعلومات العربية. (2)، 114- 131.

- الموقع الإلكتروني لدار الوثائق القومية، تاريخ الاطلاع 08- 05- 2013 ، متاح على الرابط الآتي: www.nationalarchives.gov.eg
الملاحظات
الوصف أعده: أماني محمد عبد العزيز.


حــــــــقل الـــــربط بــين الوظائــــف والهيئــــات الاعتباريـــة
والمــــواد الأرشيفيـــــة وغيرها من المصـــــادر

  العلاقـــــة رقم 1
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
طبيعـــــة العلاقـــــة
دار الوثائق القومية هي الهيئة الاعتبارية المسئولة عن كافة الوظائف المرتبطة بتنظيم الوثائق وحفظها وإتاحتها بجمهورية مصر العربية.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ صدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954.

  العلاقـــــة رقم 2
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق.
طبيعـــــة العلاقـــــة
الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق: هي الهيئة الاعتبارية التي تمارس تنمية المقتنيات الأرشيفية بدار الوثائق القومية، وتتولى هذه الإدارة تنفيذ سياسة الدار من حيث جمع الوثائق وحفظها وتسجيلها، والإشراف على مخازن دار الوثائق، وكذلك الإشراف على حضور مندوبي الدار للمشاركة في اللجان الدائمة للمحفوظات لمختلف الوحدات الإدارية بأنحاء الجمهورية، ووفقا للهيكل الإداري الصادر عن الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة، تتكون هذه الإدارة من الإدارات الآتية:
- إدارة الجمع: وهي المسئولة عن وظيفة التقويم الأرشيفي.
- إدارة الفرز.
- إدارة التسجيل: وهي المسئولة عن وظيفة الإضافة.
- إدارة خدمات الباحثين.
ولكن عند مناقشة مدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق تبين أن الهيكل الإداري الفعلي للإدارة يقتصر على وجود إدارتي الجمع والتسجيل، حيث تم دمج إدارة الفرز مع إدارة الجمع، كما أن وظائف تلك الإدارات متداخلة فلا يوجد فصل بين وظائف الإدارتين، في حين أن إدارة خدمات الباحثين يشرف عليها رئيس الدار.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ انتقال الدار من القلعة عام 1990 إلى موقعها الحالي بكورنيش النيل.

  العلاقـــــة رقم 3
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
لائحة محفوظات الحكومة.
طبيعـــــة العلاقـــــة
هي اللائحة التي يتم بناءً عليها تحديد مدد الحفظ للمحفوظات بالجهات الحكومية المختلفة، إذ لا يتم إعداد قوائم الاستهلاك إلا بالرجوع للائحة المحفوظات. وتهدف هذه اللائحة إلى ضمان بقاء أنواع المحفوظات المختلفة وما قد يستجد عليها وترتيبها وصيانتها وتنظيم تداولها والعمل فيها طيلة المدد المقررة لحفظها. كما تتيح اللائحة لكل جهة إعداد لائحة محفوظات خاصة تتناسب مع طبيعة محفوظات الجهة، وفي الوقت نفسه تتوافق مع لائحة محفوظات الحكومة. وبناءً على ما سبق يجب على مندوب دار الوثائق أن يكون ملما بلوائح الحفظ التي تحدد مدد استبقاء الوثائق.
وقد صدرت أول لائحة محفوظات في مصر سنة 1846 في عهد محمد علي، وقد ظلت هذه اللائحة تتطور، ومنها لائحة محفوظات الحكومة الخاصة بالحسابات والمستخدمين والمعاشات ونظام غرف الحفظ، التي وافق عليها مجلس الوزراء بجلسة 28/ 10/ 1953، ثم صدرت في آخر أشكالها تحت اسم " لائحة محفوظات الحكومة رقم 270، الصادرة عن وزير المالية لسنة 2009".

  العلاقـــــة رقم 4
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
المراسلات بين الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق والجهات الحكومية.
طبيعـــــة العلاقـــــة
المراسلات بين الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق والجهات الحكومية هي الوثائق التي تنتج عن وظيفة التقويم الأرشيفي. حيث تقوم الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق بإرسال خطابات سنوية إلى الجهات الحكومية، تطلب منها ضم وثائقها التي انتهت مدة حفظها، وأحيانا الجهة هي التي تتولى إرسال خطاب للدار توضح فيه رغبتها في الاستغناء عن وثائقها التي انتهت مدد حفظها، مع العلم بأن نسخ تلك الخطابات تحتفظ بها الإدارة، حتى تضمن حقوقها في حالة حدوث أي ضرر للوثائق بالجهة المنشئة حتى لا تتعرض الدار للمساءلة في حالة عدم ضم تلك الوثائق وحفظها. وهذا بالفعل ما حدث عند نشوب حريق بمجلس الشورى عام 2008، فقد حدثت مساءلة للدار في عدم ضم وثائق المجلس، لكن الدار أثبتت أنها أرسلت خطابات للمجلس لكنها لم تتلق إجابة.

  العلاقـــــة رقم 5
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
محاضر اجتماعات اللجنة الدائمة للمحفوظات.
طبيعـــــة العلاقـــــة
نص قانون إنشاء دار الوثائق التاريخية القومية رقم 356 لسنة 1954، في مادته العاشرة على تشكيل اللجنة الدائمة للمحفوظات بكل وزارة لتكون حلقة الاتصال بين الوزارة والدار. ومن ثم نجد أن تلك المحاضر تنتج أثناء الاجتماعات التي تتم بين مندوب دار الوثائق واللجنة الدائمة للمحفوظات بالجهة التي يتم فرز وثائقها لترحيل الوثائق ذات القيمة الدائمة للدار. ومن الجدير بالذكر أن نسخ تلك المحاضر تحتفظ بها الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق.

  العلاقـــــة رقم 6
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
سجلات الإضافة (سجلات التسجيل/ سجلات العهدة).
طبيعـــــة العلاقـــــة
عندما تصل الوثائق للدار يتم استقبالها في قاعة صغيرة، ويتم تعقيمها في تلك القاعة، وفي كثير من الأحيان يتم استقبال الوثائق في مقر إدارة الجمع بالدور الثالث بمبنى دار الوثائق على الكورنيش. ثم تتولى إدارة التسجيل فحص قوائم الاستلام ومضاهاة الوثائق بتلك القوائم للتأكد من وصول المجموعة كاملة، مع الإشارة إلى أن المراجعة تتم فقط على تلك القوائم والمجموعة بشكل سريع دون فحص كل وثيقة أو سجل على حدة، ثم يتم تسجيل بيانات المجموعة في سجل التسجيل الذي يعرف علميا بسجل الإضافة، وهو وثيقة رسمية تثبت أن الأرشيف تقبل مسئولية رعاية الوثائق المحولة إليه من قبل الجهة المنشئة، فبموجبه أصبحت الوثائق ملكا له، ومن ثم لابد أن يتضمن السجل مجموعة من البيانات التي تسمح للأرشيف أن يكون لديه حد أدنى من المعلومات عن كل مجموعة يتم إضافتها. ومن الجدير بالذكر أن المعلومات تختلف من سجل إلى آخر، فلا تلتزم الدار بمعلومات محددة في كل سجل، وإن كان آخر سجل يستخدم بالدار يتضمن المعلومات الآتية:
الرقم القديم/ الرقم الحديث/ الوحدة أو المجموعة الأرشيفية/ الفترة الزمنية من وإلى/ عدد صفحات السجل المكتوب- أبيض- جملة/ المدونة من وإلى/ الجهة الوارد منها الوثائق/ تاريخ ورود الوثائق/ ملاحظات. وتحفظ السجلات بإدارة التسجيل بالدور الثاني بمبنى دار الوثائق القومية.
وقد أكد مدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق على أن السجلات كاملة منذ عام 1990، أي منذ انتقال الدار إلى مقرها الحالي على كورنيش النيل، لكنها غير كاملة في الفترة التي سبقت ذلك، وأرجع ذلك إلى ضياع بعضها أثناء عملية الانتقال من القلعة إلى المبنى الحالي، أو أن الإضافة كانت تتم دون تدوين ذلك في السجلات، وخاصة المجموعات المحولة من دار المحفوظات العمومية، حيث كانوا يعتبرونهما جهة واحدة. كما توجد نسخ من تلك السجلات في قاعة البحث باعتبارها فهرس يوضح مقتنيات الدار.
وبعد الانتهاء من عملية إضافة الوثائق إلى عهدة الأرشيف يبدأ عمل قسم العمليات الفنية بالأرشيف، حيث يبدأ عمله بالترتيب، لكن لا يوجد قسم خاص للعمليات الفنية بدار الوثائق القومية، وتتم العمليات الفنية في أمانات الدار؛ ولذلك يتم تحويل المجموعة إلى الأمانة المناسبة لموضوع المجموعة.

  العلاقـــــة رقم 7
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
محاضر الاستلام.
طبيعـــــة العلاقـــــة
تصدر محاضر الاستلام بعد صدور قرار اللجنة العلمية لدار الوثائق. الذي يتضمن الوثائق المراد ضمها للدار والوثائق المقرر استبعادها، وفي حالة موافقة الجهة المحول منها الوثائق على ذلك القرار يتم عمل محضر استلام بين الجهة والدار وإعداد قوائم الاستلام، ثم تقوم الدار بنقل الوثائق للدار على نفقتها الخاصة. وتختلف إجراءات التسليم من جهة لأخرى، كما أنه لا يوجد نموذج محدد لقوائم الاستلام ومحاضر التسليم. مع العلم بأن نسخ تلك المحاضر تحتفظ بها الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق.

  العلاقـــــة رقم 8
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
قوائم الاستلام
طبيعـــــة العلاقـــــة
تصدر قوائم الاستلام بعد موافقة الجهة المحول منها الوثائق على قرار اللجنة العلمية لدار الوثائق. الذي يتضمن الوثائق المراد ضمها للدار والوثائق المقرر استبعادها، كما يتم عمل محضر استلام بين الجهة والدار، ثم يقوم مندوب الدار بنقل الوثائق للدار على نفقتها الخاصة. ويتم عمل نسختين من قوائم الاستلام بالإضافة إلى الأصل الذي تأخذه الدار، لكن أحيانا تأخذ الدار نسخة بدلا من الأصل بشرط أن تكون واضحة، ونسخة ثانية تأخذها الجهة الأصلية المحول منها الوثائق، والنسخة الثالثة تأخذها الجهة الأعلى التي تتبعها الجهة المحول منها الوثائق؛ لتكون دليلا على تسليم الوثائق إلى الدار، واستخدامها بوصفها مستند عند حدوث نزاع. وتختلف إجراءات التسليم من جهة لأخرى، كما أنه لا يوجد نموذج محدد لقوائم الاستلام ومحاضر التسليم.
مع العلم بأن نسخ تلك القوائم تحتفظ بها الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق. وقد أكد مدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق على أن تلك القوائم كاملة منذ عام 1990 أي منذ انتقال الدار إلى مقرها الحالي على كورنيش النيل، لكن لا توجد قبل ذلك سوى بعض القوائم المتفرقة، وقد يرجع ذلك إلى ضياع بعضها أثناء عملية الانتقال من القلعة إلى المبنى الحالي، وأيضا قد يرجع إلى أن الدار كانت تستلم أحيانا الوثائق دون إعداد قوائم استلام.


الصــــــور